Bukti merupakan sebuah dokumen atau lainnya yang menyatakan keabsahan dari aktivitas yang sudah dilakukan, sedangkan transaksi merupakan seluruh aktivitas yang dilakukan serta berpengaruh terhadap posisi keuangan perusahaan. Bukti transaksi adalah dokumen pendukung yang merekam kejadian yang terjadi baik dalam perusahaan maupun luar perusahaan yang bersifat finansial. Bukti transaksi ini akan menjadi alat bukti yang autentik atas terjadinya aktivitas atau transaksi tersebut.
Bukti transaksi ini akan menjadi bukti tertulis atas transaksi yang telah dilakukan dan juga sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya perselisihan untuk masa yang akan datang. Bukti transaksi jika dibedakan menjadi 2 (dua) jika dilihat dari sumber kejadiannya, yaitu bukti transaksi internal dan bukti transaksi eksternal.
Bukti transaksi internal, yaitu bukti transaksi atau pencatatan aktivitas yang berasal dari dalam lingkungan perusahaan itu sendiri. Bukti transaksi ini biasanya berupa memo dari pimpinan atau divisi dalam perusahaan ataupun orang yang ditunjuk.
Bukti transaksi eksternal, yaitu bukti pencatatan transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan. Bukti transaksi eksternal tersebut diantaranya faktur, kwitansi, nota debet, nota kredit, cek, bilyet giro, rekening koran, bukti setoran bank, bukti memorandum, bukti kas masuk dan keluar dan lain-lain. Berikut ini penjelasan singkat dari bukti-bukti transaksi tersebut.
Setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan harus ada buktinya. Dalam melakukan transaksi jual beli, sebuah perusahaan dagang akan membuat atau memperoleh bukti transaksi. Berikut ini beberapa bentuk bukti-bukti transaksi pada perusahaan dagang.
Bukti Transaksi Pada Perusahaan Dagang
-
Faktur Sebagai Bukti Transaksi
Faktur yaitu suatu perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit yang dibuat oleh pihak penjual kemudian disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya faktur dibuat dalam rangkap dua atau lebih, dimana yang aslinya diberikan ke pembeli sebagai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan lembaran lainnya dipegang oleh sipenjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit. Bagi penjual, faktur akan menjadi bukti penjualan yang disebut faktur penjualan. Sedangkan bagi pembeli, faktur menjadi bukti pembelian (faktur pembelian). Jumlah yang dicatat oleh pembeli maupun penjual adalah jumlah akhir faktur. Contoh faktur:
-
Nota debit
Nota Debit adalah pemberitahuan yang dikirim suatu perusahaan kepada konsumennya bahwa akunnya telah didebit dengan nominal tertentu. Penerima nota debit ini akan mencatat akun pihak pengirim pada sisi kredit. Contohnya:
-
Nota Kredit Sebagai Bukti Transaksi
Kadang-kadang barang yang diperjualbelikan harus dikembalikan dengan alasan karena rusak, tidak sesuai dengan yang dipesan, dan lain-lain. Oleh karena itu penjual akan membuat suatu bukti transaksi yang merupakan kebalikan dari faktur penjualan, yaitu nota kredit. Bagi penjual, nota kredit akan menjadi bukti penerimaan kembali (retur penjualan). Sedangkan bagi pembeli, nota kredit akan menjadi bukti penerimaan kembali (retur pembelian). Contoh nota kredit:
-
Cek Transaksi
Cek Transaksi adalah surat perintah yang tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang pada saat waktu surat tersebut diserahkan kepada bank yang dituju kemudian ditandatangani oleh pihak bank yang menjadi nasabah suatu bank serta mempunyai simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro. Lembaran cek terdiri dari 2 (dua) bagian, diantaranya lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan juga struk cek untuk dijadikan sebagai bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti dari pembayaran. Contohnya dibawah ini:
-
Bilyet Giro
Bilyet giro merupakan sebuah surat perintah dari nasabah suatu bank, kepada bank yang berkaitan/ bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya kepada rekening si penerima yang namanya telah disebutkan dalam bilyet giro pada bank yang sama ataupun pada bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkannya dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan akan tetapi hanya saja dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
-
Rekening Koran
Bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan juga digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan juga saldo kas menurut bank. Contohnya:
-
Bukti Setoran Bank
Pada saat melakukan setoran bank, harus mengisi slip setoran yang telah disediakan oleh bank terlebih dahulu. Contohnya:
-
Bukti Memorandum
Suatu bukti transaksi yang dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan atau orang yang diberikan wewenang untuk kegiatan yang berlangsung didalam internal perusahaan dan umumnya terjadi pada akhir periode, misalnya memo untuk pencatatan gaji para pegawai yang masih harus dibayar (gaji yang terutang). Contohnya:
-
Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas Keluar
Bukti kas masuk yaitu bukti atas penerimaan kas yang dilengkapi dengan butkinya, misalnya kwitasi dan nota. Sedangkan bukti kas keluar yaitu suatu bukti transaksi pengeluaran kas atau pembayaran, misalnya kwitansi dari kreditur dan nota kontan asli. Contohnya:
-
Kuitansi Sebagai Bukti Transaksi
Setiap pengeluaran oleh perusahaan perlu dibuatkan kuitansi yang ditandatangani oleh si penerima pembayaran. Bagian perusahaan, kuitansi ini akan menjadi bukti pembayaran (pengeluaran uang). Sedangkan bagi penerima, kuitansi ini akan menjadi bukti penerimaan uang.
