Fungsi-Fungsi Manajemen Dalam Pencapaian Keuntungan Perusahaan

Fungsi-fungsi manajemen adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan di dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing-masing dan mengikuti satu tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Fungsi manajemen sampai saat ini masih belum ada keseragaman baik praktisi maupun para teoritisi.

Dalam usaha mencapai tujuan, perusahaan melakukan kegiatan-kegiatan sebagai suatu proses perusahaan. Proses operasional perusahaan bermacam-macam, mulai dari memasarkan barang-barang dan jasa-jasa, berproduksi, menjalankan pembelanjaan, mengadakan kegiatan-kegiatan personalia, serta administrasi akuntansi. Pada pembahasan ini saya akan menjelaskan mengenai fungsi apa saja yang terdapat dalam kegiatan manajemen.

Tujuan perusahaan bermacam-macam, tergantung dari jenis perusahaan yang didirikan. Beberapa tujuan perusahaan yaitu pencapaian laba maksimum, berusaha tetap hidup dan berkembang, bertujuan sosial, dan lain sebagainya. Agar tujuan tersebut dapat dicapai secara efisisen dan efektif, kegiatan perusahaan perlu diatur dengan baik. Pengaturan proses perusahaan dalam pengertian keseluruhan, dikenal sebagai usaha atau fungsi manajemen.

Berikut ini dikemukakan fungsi-fungsi manajemen menurut pendapat beberapa ahli manajemen.

Fungsi Manajemen Menurut Pendapat Ahli Manajemen

Untuk lebih memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai fungsi manajemen, di bawah ini diuraikan fungsi manajemen menurut G.R. Terry yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan.

1. Planning (Perencanaan) Dalam Manajemen

Perencanaan merupakan proses dasar manajemen dalam menentukan langkah-langkah untuk mencapai tujuan tertentu. Langkah-langkah tersebut seperti menetapkan tujuan dan target, merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target, menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan, serta menetapkan strandar keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis.

Perencanaan dalam kegiatan manajemen pada perusahaan meliputi hal- hal di bawah ini.

1. Menentukan jenis dan jumlah produk yang akan diproduksi agar tepat dalam hal kualitas, manfaat, dan kuantitasnya sehingga tercapai keuntungan yang maksimal.
2. Menetapkan jumlah dana yang diperlukan untuk modal kerja maupun modal tetap. Dan untuk menetapkan apakah akan dibiayai dengan modal sendiri atau dengan pinjaman (kredit).

Misalnya akan diadakan suatu acara perlombaan. Acara tersebut tidak akan berjalan dengan lancar jika tidak ada perencanaan dengan baik. Sehingga sebelumnya panitia harus menentukan tujuan yang akan dicapai, menyusun kepengurusan, menetapkan strategi dan taktik untuk mencapai tujuan, memperkirakan anggaran yang digunakan, dan sebagainya.

Selain itu, perencanaan juga bisa digunakan sebagai pemilihan fakta-fakta dan usaha yang menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki. Atau dengan kata lain, perencanaan adalah kegiatan yang berhubungan dengan waktu untuk mencapai tujuan.

Perencanaan dibedakan dalam tiga jenis, yaitu sebagai berikut.

1. Perencanaan jangka pendek atau kurang dari 1 tahun. Misalnya perencanaan strategik yang meliputi proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijakan dan program-program yang diperlukan untuk tujuan tersebut.
2. Perencanaan jangka menengah atau dalam waktu 1 tahun sampai dengan lima tahun. Contoh: perencanaan laba.
3. Perencanaan jangka panjang atau lebih dari lima tahun. Contoh: perencanaan produk, perencanaan bidang penjualan, bidang teknik, bidang permodalan, dan bidang personil.

Dalam menyusun perencanaan, langkah-langkah yang harus dilakukan antara lain:

1. Menetapkan serangkaian tujuan,
2. Merumuskan keadaan saat ini,
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan,
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

Pada intinya, perencanaan sebagai upaya untuk merumuskan apa yang ingin dicapai dan bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu. Sebuah rencana dikatakan baik ketika apa yang dirumuskan dapat direalisasikan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Menurut George R. Terry bahwa untuk mengetahui baik atau tidaknya sebuah perencanaan maka dapat ditentukan dari pertanyaan-pertanyaan berikut ini.

Penjelasannya sebagai berikut:

1. what, artinya tindakan apa yang harus dikerjakan,
2. why, artinya apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan,
3. where, artinya dimanakah tindakan itu dilaksanakan,
4. when, artinya kapan tindakan itu dilaksanakan,
5. who, artinya siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu,
6. how, artinya bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu.

Empat Fungsi Perencanaan Dalam Manajemen

Berdasarkan kegiatan-kegiatan perencanaan di atas, dapat disimpulkan bahwa fungsi dari perencanaan adalah berikut ini.

1. 1. Sebagai Pengarah, Perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan cara yang lebih terkoordinasi. Bayangkan saja ketika perusahaan dalam melaksanakan kegiatan produksinya tanpa ada perencanaan. Maka akan ditemui banyak masalah, dan ketidakjelasan dalam melakukan kegiatan. Dengan demikian perencanaan memegang fungsi pengarahan dari apa yang harus dicapai oleh perusahaan.
   2. Meminimalisasi Ketidakpastian, Di dunia ini tidak ada sesuatu yang tidak berubah. Adanya perubahan inilah yang akan menimbulkan ketidakpastian bagi perusahaan. Ketidakpastian inilah yang coba diminimalkan melalui kegiatan perencanaan. Dengan adanya perencanaan, diharapkan ketidakpastian yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang dapat dikurangi.
   3. Meminimalisasi Pemborosan Sumber Daya, Dengan adanya perencanaan, penggunaan sumber daya dapat dikendalikan, karena hanya sumber daya yang potensial saja yang dibutuhkan dalam kegiatan. Dengan demikian tingkat efisiensi dari perusahaan menjadi meningkat.
   4. Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas, Dibuatnya suatu rencana kegiatan, akan mempermudah penentuan berhasil dan tidaknya pelaksanaan kegiatan perusahaan. Hal ini dapat ditentukan dengan membandingkan antara tujuan yang ingin dicapai dengan hasil di lapangan. Dengan demikian perencanaan akan dijadikan standar kualitas bagi perusahaan.

2. Organizing (Pengorganisasian) Manajemen

Pengorganisasian adalah keseluruhan aktivitas manajemen dalam mengalokasikan keseluruhan sumber daya sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Dalam pengorganisasian suatu rencana akan dibentuk pembagian kerja tertentu dalam sebuah struktur organisasi. Struktur organisasi ini berisi tentang kejelasan bagaimana rencana organisasi akan dilaksanakan, dikoordinasikan, dan dikomunikasikan.

Tujuan pengorganisasian dalam manajemen yaitu sebagai berikut:

1. mempermudah dalam pelaksanaan tugas dengan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan kecil,
2. mempermudah manajer dalam melaksanakan pengawasan, dan
3. memudahkan penentuan jumlah orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas.

Pengorganisasian juga merupakan cara mengalokasikan seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan antara kelompok kerja, menetapkan wewenang relatif serta tanggung jawab masing-masing individu atas komponen kerja, dan menyediakan lingkungan kerja yang tepat dan sesuai. Dengan kata lain, pengorganisasian adalah kegiatan yang berhubungan dengan mengatur manusia atau karyawan atau pegawai.

Berikut ini alasan pengorganisasian sangat diperlukan dalam setiap kegiatan manajemen.

1. Mempermudah pelaksanaan kerja
2. Membagi-bagi kegiatan atas bagian-bagian yang khusus
3. Mempermudah pengawasan oleh pihak atasan
4. Mencegah kegiatan-kegiatan kembar dan bertumpuk- tumpuk atau mencegah terjadi overlaping.
5. Agar dapat menempatkan pekerja yang sesuai dengan tugas dan kemampuannya atau the right man on the right place.
6. Agar kegiatan selesai sesuai dengan rencana.

Sementara itu, untuk menyusun organisasi secara teratur harus memperhatikan tindakan-tindakan berikut ini.

1. Ketahuilah tujuan-tujuan yang akan dicapai.
2. Bagi-bagilah pekerjaan dalam kegiatan-kegiatan kecil.
3. Kelompokkanlah kegiatan tersebut ke dalam kesatuan yang praktis dan homogen.
4. Gariskanlah dengan jelas dan tegas tugas-tugas yang harus dilakukan serta sediakanlah fasilitas yang memadai.
5. Tempatkanlah tenaga kenja yang kompeten.
6. Berilah wewenang kepada petugas yang dipercaya.

Empat Pilar Pengorganisasian

1. Pembagian Kerja (Division of work)

Pembagian kerja merupakan upaya untuk menyederhanakan pekerjaan yang kompleks. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan dan pencapaian tujuan. Misalnya pada perusahaan roti, terdapat pembagian kerja dalam hal pengovenan, pembuatannya, penimbangan bahan-bahan, promosi, dan lain-lain. Proses pembagian kerja dari yang kompleks menjadi lebih sederhana dapat disebut pula dengan spesialisasi pekerjaan.

2. Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)

Setelah penyederhanaan pekerjaan, kemudian pekerjaan- pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis. Misalnya untuk perusahaan roti, proses pembelian bahan-bahan, pengolahan hingga pengepakan dikelompokkan menjadi bagian produksi, bagian pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang termasuk bagian keuangan, dan lain-lain. Proses pengelompokkan pekerjaan menurut kriteria tertentu disebut departmentalization.

3. Penentuan Relasi Antarbagian dalam Organisasi (Hierarchy)

Setelah pengelompokkan pekerjaan dilakukan maka proses selanjutnya yaitu penentuan relasi antarbagian. Terdapat dua konsep penting yaitu span of management control dan chain of command. Span of management control berkaitan dengan jumlah orang atau bagian di bawah suatu departemen yang bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu. Pada bagian ini berkaitan dengan siapakah yang menjadi pemimpin bagi setiap bagian (bagian produksi, keuangan). Adapun penentuan chain of command yaitu berupa batasan kewenangan. Dalam bentuk ini dapat ditunjukkan dengan garis perintah dari hierarki yang paling tinggi hingga paling rendah.

4. Koordinasi

Berawal dari pembagian kerja kemudian dikelompokkan berdasarkan bagian-bagiannya hingga ditentukan hierarki organisasinya, maka langkah selanjutnya adalah bagaimana mengoordinasikan ketiga bagian tersebut. Koordinasi merupakan proses mengintegrasikan seluruh aktivitas dari berbagai bagian agar tujuan organisasi bisa tercapai secara efektif.

3. Penggerakan (Actuating) Pada Manajemen

Penggerakan (Actuating) adalah menempatkan semua anggota pada kelompok agar kerja secara sadar untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sesuai dengan perencanaan dan pola organisasi. Atau dengan kata lain, penggerakan artinya kegiatan yang berhubungan dengan memotivasi atau memberi semangat kepada karyawan atau pegawai.

Menurut Dr. Sondang P. Siagian, MPA, penggerakan adalah keseluruhan proses pemberian motivasi bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa, sehingga mereka mau bekerja secara ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.

Actuating merupakan bagian yang sangat penting dalam proses manajemen, karena inti dari manajemen adalah penggerakan, dan inti dari penggerakan adalah memimpin (leadership). Seseorang yang dapat menggerakkan orang di bawah kekuasaannya, berarti ia dapat menjalankan manajemen, begitu juga bila ia dapat memimpin orang-orang yang ada di bawah kekuasaannya berarti ia dapat menggerakkan orang-orang itu.

Secara umum, ada tiga bentuk kepemimpinan, yaitu otoriter, demokratis, dan bebas.

1. Pemimpin oriter, yaitu pemimpin yang mengambil keputusan tanpa melibatkan pihak lain (membuat keputusan sendiri).
2. Pemimpin demokratis, yaitu pemimpin yang mengambil keputusannya melibatkan peran bawahan.
3. Pemimpin bebas,yaitu pemimpin yang menyerahkan proses pengambilan keputusan kepada bawahannya.

Kegiatan penggerakan atau actuating biasanya akan memperoleh hasil yang maksimal apabila memperhatikan faktor-faktor berikut.

1. Memperlakukan manusia dengan sebaik-baiknya.
2. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia.
3. Menampakkan pada manusia keinginan untuk melebihi.
4. Menghargai hasil pekerjaan yang baik dan sempurna.
5. Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih.
6. Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup.
7. Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya.

Actuating mengandung definisi sebagai berikut.

1. Actuating adalah menggerakkan orang lain secara umum.
2. Directing adalah menggerakkan orang lain dengan memberikan petunjuk-petunjuk dan pengarahan.
3. Commanding adalah menggerakkan orang lain dengan memberikan perintah atau komando, terkadang disertai faktor paksa.
4. Motivating adalah menggerakkan orang lain dengan memberikan alasan-alasan, bimbingan, nasihat, dan dorongan.
5. Staffing adalah menggerakkan orang lain dengan menempatkannya pada fungsi-fungsi yang sesuai ataupun dengan memberikan jabatan-jabatan tertentu.
6. Leading adalah menggerakkan orang lain dengan memberi contoh dan teladan yang baik, membawa kepada tujuan.

Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa penggerakan (actuating) adalah tindakan yang mengusahakan agar seseorang atau semua kelompok mau dan memulai bekerja dengan senang hati untuk melakukan tugas pekerjaannya sehingga dapat selesai sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Untuk menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dibutuhkan kepemimpinan. Banyak orang yang menganggap bahwa tugas penggerak adalah fungsi yang paling penting, karena untuk menggerakkan orang bukanlah pekerjaan yang mudah. Seorang pemimpin harus mampu memotivasi dan membimbing karyawan yang memiliki karakter berbeda-beda.

4. Pengawasan (Controlling) Pada Manajemen

Pengawasan sering disebut juga pengendalian adalah tugas manajemen yang diarahkan untuk melakukan pengawasan atas apa yang telah direncanakan dan bagaimana langkah-langkah koreksinya. Jika suatu rencana tidak berjalan dengan semestinya, maka fungsi pengawasan dalam hal ini manajer melakukan proses untuk mengoreksi kegiatan yang sedang berjalan agar tetap mencapai apa yang telah direncanakan.

Fungsi pengawasan dilakukan untuk mengantisipasi kegagalan, mengoreksi kegagalan, dan memberikan solusi untuk mengatasi kegagalan tersebut. Agar tujuan fungsi pengawsan dapat tercapai, maka berikut ini langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam proses pengawasan.

1. Penetapan Standar dan Metode Penilaian Kerja

Menetapkan standar atau patokan yang jelas dalam suatu kegiatan akan memudahkan manajemen dalam melakukan pengawasan. Selain itu, menetapkan standar yang jelas dapat digunakan untuk menilai berhasil atau tidaknya suatu perencanaan. Misalnya dalam suatu kepanitiaan, ketua panitia menetapkan standar untuk seksi acara, seperti:

1. Menyusun susunan acara,
2. Menentukan dan menghubungi pembicara,
3. Mengatur jalannya acara, dan
4. Menyiapkan format acara.

Standar di atas akan memudahkan ketua panitia dalam melakukan pengawasan atau kinerja dari seksi acara. Dengan demikian penetapan standar merupakan hal yang perlu dilakukan sebagai standar berhasil tidaknya suatu rencana.

2. Penilaian Kerja

Seorang manajer dapat menilai kinerja bawahannya berdasarkan standar yang telah ditetapkan. Penilaian kinerja merupakan sebuah proses yang berkelanjutan dan terus menerus. Namun bukan berarti seorang manajer mengawasi kinerja bawahannya setiap hari. Hanya pada hal-hal penting saja manajer melakukan pengawasan.

3. Membandingkan Kinerja dengan Standar

Langkah selanjutnya dalam pengawasan adalah membandingkan antara kinerja dengan standar. Setelah manajer mengawasi kinerja bawahannya, maka untuk menilai apakah kinerjanya sesuai atau tidak dengan yang diharapkan maka manajer dapat membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan. Secara garis besar, ada tiga kemungkinan hasil kinerja dengan standar, seperti berikut ini.

1. 1. Kinerja lebih besar dari standar berarti kondisi perusahaan mencapai kinerja yang terbaik karena berada di atas standar.
   2. Kinerja sama dengan standar berarti kondisi perusahaan mencapai kinerja terbaik, namun pada tingkat yang paling minimum.
   3. Kinerja lebih kecil dari standar berarti kondisi perusahaan mencapai kinerja yang buruk karena kinerja di bawah standar.

4. Melakukan Tindakan Koreksi Jika terdapat Masalah

Setelah membandingkan kinerja dengan standar yang bisa ditetapkan, maka manajer dapat memberikan penilaian atas kinerja tersebut. Apabila kinerja baik maka tujuan tercapai, namun ketika terjadi masalah (kinerja buruk), manajer harus mengoreksi masalah tersebut. Pengen- dalian ini perlu untuk dilakukan agar perusahaan dapat memastikan bahwa apa yang sedang dilakukan oleh perusahaan benar-benar diarahkan pada pencapaian tujuan.

Langkah-langkah pengawasan di atas jika digambarkan dalam bentuk skema seperti berikut ini.

Skema Langkah-Langkah Pengawasan

Related Article

Konsep Sustainable Development (Pembangunan Berkelanjutan) Menurut Ahli

Januari 4, 2022

Bidang-Bidang Manajemen Dalam Ilmu Ekonomi

Januari 4, 2022

Pengertian Badan Usaha Serta Fungsi dan Bentuknya

September 14, 2022

Ilmu Ekonomi : Pengertian Menurut Bahasa dan Para Ahli

Januari 4, 2022