Langkah-langkah layanan Simpatika yang digunakan untuk verval keaktifan madrasah adalah Cetak S25 atau Keaktifan Kolektif yang dilakukan oleh Kepala Madrasah. Tetapi sebelumnya bapak/ibu operator harus memperhatikan beberapa hal yang harus dilakukan sebelum mencetak S25. Baik itu oleh PTK, Operator Madrasah, dan Kepala Madrasah.
Hal ini semestinya diperhatikan karena setelah Kepala Madrasah mencetak S25a Keaktifan Kolektif, maka perubahan atau perubahan pada beberapa fitur layanan akan ditutup. Untuk dapat melakukan pembaruan kembali, perlu mengajukan pembatalan S25 ke admin Kab/Kota, kemudian melakukan pembatalan ajuan S25a. Tentunya membutuhkan proses yang lumayan panjang.
langkah-langkah yang sudah harus tuntas, terselesaikan dan benar, tersebut akan diuraikan secara siingkat oleh kami dalam beberapa cara yang semoga nantinya berguna memudahkan bapak/ibu operator madrasah. Inilah yang Harus Dilakukan Sebelum Kepala Madrasah Cetak S25, Hal yang harus diperhatikan bisa kalian ketahui, antara lain:
1. Keaktifan Diri dan Cetak Kartu PTK
Setiap PTK, terkecuali Kepala Madrasah, diharuskan melakukan langkah-langkah keaktifan diri dan mencetak kartu PTK setiap awal semester. Keaktifan diri dan cetak kartu ini sangat penting. Karena apabila tidak dilakukan, PTK yang bersangkutan akan dianggap nonaktif oleh sistem layanan simpatika.
Untuk memberi keaktifan diri dan mencetak kartu GTK di layanan simpatika, ada beberapa langkah yang harus dilakukan. GTK hanya harus login ke akun masing-masing lalu klik menu Keaktifan. Pada bagian kanan, klik Cetak Kartu.
Kepala Madrasah pun dapat melakukan pengecekan melalui menu Keaktifan -> Rekap Data Madrasah -> Data Guru dan Data Staf.
2. Registrasi PTK Baru
Madrasah yang melakukan pengangkatan Pendidik dan Tenaga Pendidik baru dan belum terdaftar di Simpatika belum memiliki NUPTK maupun NPK, namun untuk PegID dapat mendaftarkannya sebagai PTK baru di layanan Simpatika. Tentunya pendaftaran dilakukan sebelum Kepala Madrasah mencetak S25 Keaktifan Kolektif.
Proses mendaftarkan PTK baru pada layanan simpatika harus dilalui beberapa langkah yang melibatkan PTK yang bersangkutan, Kepala Madrasah, dan Kemenag Kab/Kota. Pertama, PTK mengisi Formulir A05 dan menyerahkannya ke Kepala Madrasah. Dari Kepala Madrasah, form A05 digunakan guna mengentri ke Simpatika menu Registrasi PTK Level 1 di login Admin Madrasah hingga tercetak S02.
S02 diberikan kepada PTK yang bersangkutan guna melakukan aktivasi akun Layanan Simpatika. Setelah berhasil login, PTK melanjutkan pengisian data sampai tercetak S03. Surat S03 ini diserahkan ke Kepala Madrasah lalu mengentrinya ke dalam sistem Admin Madrasah sampai berhasilnya cetak S05 dan S07. S07 diajukan ke admin Kab/Kota untuk mendapatkan persetujuan.
3. Pengelolaan Siswa
Pengelolaan siswa di semester pertama dan kedua akan sangat berbeda. Pada semester pertama, pengelolaan siswa di Simpatika meliputi 4 langkah-langkah yakni mengunduh siswa semester sebelumnya, mengedit tingkat siswa siswa naik kelas dan siswa lulus dan menambahkan siswa baru, upload siswa, dan memasukkan siswa ke dalam rombel.
Namun pada semester kedua genap agak berbeda. Karena siswa pada semester sebelumnya, semester gasal, sudah berada di rombelnya masing-masing, pengelolaan cukup menambah atau mengurangi jika terjadi mutasi siswa.
4. Mutasi Madrasah Induk
Mutasi Madrasah Induk Satminkal diajukan dari masing-masing PTK melalui menu Mutasi dan diajukan untuk mendapat persetujuan dari Kemenag Kab/Kota.
5. Alih Fungsi PTK
Alih fungsi adalah perubahan tugas dari seorang Tenaga kependidikan menjadi Pendidik atau sebaliknya. Atau juga perubahan golongan dari Non PNS menjadi PNS. Untuk beralih tugas dan fungsi PTK melakukannya melalui Login PTK pada menu Alih Fungsi.
6. Madrasah Non Induk
Guna pemenuhan beban kerja 24 Jam Tugas Mengajar, PTK dapat mengajar di dua atau lebih sekolah. Dimana satu sekolah sebagai madrasah induk satminkal sedangkan lainnya sebagai non induk. Pengajuannya dilakukan oleh PTK melalui menu Sekolah Non Induk dan persetujuan oleh Operator Madrasah atau Kepala Madrasah sekolah Non Induk yang dituju melalui menu Pendidik dan Tenaga Kependidikan -> Registrasi PTK -> Entri Formulir S20.
7. Non Aktif PTK dan Ijin Belajar
Untuk penonaktifan dan laporan cuti tugas belajar mengajar, dilakukan Kepala Madrasah atau Operator Madrasah melalui menu Pendidik dan Tenaga Kependidikan -> PTK Non Aktif -> Laporkan PTK Non Aktif. Setelahnya Kepala Madrasah mengajukan persetujuan Non-Aktif ke Admin Kabupaten/Kota.
8. Mengatur Tugas Tambahan dan Tugas Tambahan Lain
Mengangkat dan memberikan tugas tambahan dan tugas tambahan lain kepada guru. Keduanya berdampak pada penghitungan jam guru yang dapat digunakan untuk pemenuhan beban kerja 24 JTM (Jam Tugas Mengajar). Tugas tambahan meliputi Wakil Kepala Madrasah, Koordinator Bidang Pendidikan MI, Ketua Program Keahlian MAK, Kepala Perpustakaan, Kepala laboratorium, Kepala Bengkel atau Kepala Unit Produksi MAK, Pembina Asrama, dan Guru Pembimbing Khusus Madrasah Inklusi.
Mengangkat dan memberikan tugas tambahan dan tugas tambahan lain kepada guru. Keduanya berdampak pada penghitungan jam guru yang dapat digunakan untuk pemenuhan beban kerja 24 JTM (Jam Tugas Mengajar). Tugas tambahan disini meliputi Wakil Kepala(WAKA) Madrasah, Koordinator Bidang Pendidikan MI, Ketua Program Keahlian MAK, Kepala Perpustakaan, Kepala laboratorium, Kepala Bengkel atau Kepala Unit Produksi MAK, Pembina Asrama, dan Guru Pembimbing Khusus Madrasah Inklusi.
Tugas tambahan sendiri yakni meliputi anrara lain: wali kelas, pembina OSIS, pembina ekstrakurikuler, Koordinator Pengembangan Keprofesian Berkelanjutan PKB / Penilaian Kinerja Guru PKG, Koordinator Bursa Kerja BKK. Guru Piket, Ketua Lembaga Sertifikasi Profesi Pihak Pertama bernama LPS-P1, Pengurus Organisasi atau Asosiasi Profesi Guru, dan Pembina ko-kurikuler.
Pengangkatan dan pengaturan dilakukan melalui akun Kepala Madrasah dan biasanya akan dikerjakan oleh Operator Madrasah melalui Simpatika Login Admin Madrasah. Setting wali kelas melalui menu Sekolah -> Kelas -> daftar Kelas -> Edit Kelas -> Pilih Wali. Sedang tugas tambahan lainnya melalui menu Pendidik dan Tenaga Kependidikan -> Direktori PTK -> Daftar Pejabat Sekolah dan menu Sekolah -> Jadwal -> Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dan Pembimbingan Bagi Guru.
9. Isi Jadwal Kelas Mingguan
Pengisian jadwal kelas mingguan jadwal mengajar menjadi tugas Kepala Madrasah. Pengisian dilakukan untuk setiap rombel setiap awal semester. Meski begitu, setiap PTK dapat juga ikut memantau hasil isian dengan melihat di menu Analisa Tunjangan dan menu Cetak Portofolio akun PTK atau melalui menu keaktifan akun Kepala Madrasah. Pengisian Jadwal Kelas Mingguan dilakukan melalui menu Sekolah -> Jadwal -> Lihat Jadwal Mingguan.
10. Edit JTM(Jam Tugas Mengajar) Guru BK/TIK
JTM(Jam Tugas Mengajar) bagi guru BK dan TIK dihitung otomatis oleh sistem berdasarkan rombel yang diampu. Karena itu Kepala Madrasah atau Operator Madrasah harus melakukan edit JTM guru BK/TIK melalui menu Sekolah -> Jadwal -> Edit JTM Guru BK/TIK.
11. Cek Analisa Tunjangan
JTM masing-masing guru dapat dicek di menu Analisa Tunjangan di akun masing-masing. Dalam menu ini akan dihitung jumlah jam mengajar yang diterima tiap guru. Apakah linier atau tidak dengan mapel yang diampu, apakah memenuhi beban kerja 24 jam sehingga layak mendapat tunjangan atau tidak. Jika ada yang tidak sesuai, PTK dapat menghubungi Kepala Madrasah atau Operator Madrasah agar dilakukan pembetulan. Kepala Madrasah pun dapat melakukan pengecekan melalui menu Keaktifan->Rekap Data Madrasah->Data Guru.
12. Verval Ijazah S1/D4
Khusus pada semester kedua Tahun pelajaran 2020/2021, pastikan setiap guru telah bersertifikat pendidik dan melaksanakan Ajuan Verval Ijazah S1/D4. Karena nanti nantinya akan menjadi satu diantara penentu analisa kelayakan tunjangan sebagaimana dijelaskan dalam KMA Nomor 890 Tahun 2019.
Karena layanan simpatika bersifat mandiri, setiap PTK memiliki akun yang dapat dikelola dengan sendiri setiap individunya, oleh karena itu menjadi tanggung jawab bersama untuk memantau pemutakhiran yang dilakukan setiap semester. Baik Kepala Madrasah, Operator, maupun PTK dapat mengecek dengan memperhatikan hal-hal yang harus diperhatikan sebelum cetak S25a.
Semoga informasinya yang sudah dijelaskan berguna bagi teman-teman operator madrasah semuanya. Terimakasih.
