Ada beberapa hal yang wajib dilakukan oleh PTK dan Kepala Madrasah atau Operator Madrasah setiap akhir dan awal bulan di layanan Simpatika. Hal ini seiring dengan penerapan penyederhanaan proses pemberkasan TPG madrasah melalui layanan Simpatika. Pekerjaan PTK dan Kepala Madrasah atau Operator yang semula hanya dilakukan persemester, kini ada beberapa hal yang harus dilakukan setiap bulan, tepatnya setiap akhir dan awal bulan.
Kelalaian oleh PTK dan Kepala Madrasah atau Operator Simpatika pada hal ini bisa berakibat fatal. Yakni, tidak layaknya seorang guru dalam mendapatkan tunjangan profesi guru.
Yang pertama adalah pengecekan Absensi Guru S35 yang harus dilakukan di setiap akhir bulan yang dilakukan oleh Kepala Madrasah atau Operator Madrasah. Kedua adalah mengecek dan mencetak Surat Keputusan Analisa Kelayakan Penerima Tunjangan SKAKPT atau S36d.
Beberapa Hal Yang Harus Dilakukan di Simpatika Tiap Bulan oleh Admin Madrasah adalah sebagai berikut:
Pengisian dan Cetak Absensi Guru S35
Absensi Guru seharusnya diisi setiap hari oleh Kepala Madrasah atau Operator Madrasah yang ditugaskan oleh Kepala. Apakah seorang guru di madrasah tersebut hadir, ijin, sakit, datang terlambat, ataukah alpa tidak hadir.
Terdengar menyusahkan tetapi jika kita sudah pernah sekali untuk selanjutnya akan lebih mudah kok. Dan juga jangan khawatir. Sistem akan secara otomatis mengisi seorang guru hadir setiap hari. Kepala Madrasah cukup melakukan perubahan mengedit jika terdapat guru yang tidak hadir entah dengan ijin, atau karena sakit dan alpa. UPDATE: Mulai 1 Agustus 2018, sistem secara default mengisi absensi guru dengan Alpa/Tidak Hadir.
Enaknya lagi, pengeditan tidak harus dilakukan pada hari H alias dapat dilakukan hingga akhir bulan untuk hari-hari dalam bulan tersebut.
Sehingga untuk melakukan pengisian dan pengecekan absensi guru, Kepala Madrasah atau Operator Madrasah cukup, paling tidak, melakukannya di akhir setiap bulan. Melakukan pengeditan hanya pada guru-guru yang tidak hadir pada hari-hari tertentu.
Pada akhir bulan juga, seorang Kepala Madrasah atau Operator Madrasah dapat melakukan pencetakan S35 atau Hasil Rekapitulasi Bulanan Kehadiran Guru. Form S35 ini biasanya dibutuhkan sebagai salah satu berkas syarat pencairan tunjangan profesi guru. Jumlah ketidakhadiran seorang guru dalam absensi guru ini secara otomatis akan terisi di form S36d SKAKPT.
Cetak Absensi Guru S35
Menu Absensi Guru dapat diakses dengan cara, sebagai berikut:
- Kepala Madrasah atau Operator Madrasah login ke layanan Simpatika
- Pada halaman Simpatika Kemenag, dihalaman ini kalian diharuskan masuk sebagai Login Admin
- Masukkan Username dan Password Simpatika
- Klik menu Sekolah
- Klik submenu Absensi
- Klik submenu Absensi Guru – Lihat Absensi Untuk Mencetak S35, pada gambar dibawah ini untuk Absensi Staff – Lihat Absensi tidak perlu dipih karena belum ada tombol untuk cetak S35 Staff Madrasah
- Anda klik tombol S35 seperti dibawah ini
- Setelah Anda klik, nanti akan muncul dialog tampilan baru berisikan daftar guru, kemudian pilih guru yang ingin dicetak S35-nya
- Untuk memilih hari dan tanggal yang diinginkan klik tombol Tahun, Mulai Bulan, dan Hingga Bulan
- Untuk mengedit kehadiran, pilih tanggal sebagaimana gambar 9 di atas lalu klik tombol di bawah ujung kanan nama guru yang bersangkutan
- Untuk mencetak S35, klik tombol Cetak S35, seperti pada gambar 9
- Contoh Kartu S35 dari layanan SImpatika
Hal Penting Terkait S35
Beberapa hal yang harus diperhatikan terkait dengan pengisian dan pencetakan Absensi Guru S35, antara lain:
- Kepala Madrasah atau Operator sebelumnya harus melakukan pengesetan Hari Libur Rutin di madrasah dalam setiap minggunya. Apakah libur di hari Ahad ataukah di hari Jumat. Pengaturan dilakukan dengan mengklik tanda roda bergerigi di pojok kanan atas laman Absensi Guru.
- Sistem hanya mengenal hari libur rutinan hari Ahad atau Jumat dan tidak mengenal adanya hari libur nasional dan keagamaan atau libur lainnya sesuai dengan kalender pendidikan. Karena itu, meski libur contoh selama libur kenaikan kelas, absensi guru tetap diisi masuk.
- Pengeditan kehadiran bulan sebelumnya memang dapat dilakukan dan merubah jumlah kehadiran di S35 yang dicetak tetapi isian ketidakhadiran di SKAKPT S36 otomatis berdasarkan kondisi di akhir bulan. Sehingga seumpama kondisi 31 Juli 2018 jumlah ketidakhadiran seorang guru pada bulan Juli berjumlah 3 hari kemudian pada tanggal 4 Agustus Kepala Madrasah melakukan pengeditan absensi sehingga jumlah kehadiran guru tersebut di bulan Juli menjadi 1 hari, maka rekap absensi pada S35 akan berubah menjadi tidak hadir 1 hari tetapi jumlah ketidakhadiran dalam S36d SKAKPT tetap 3 hari.
- Pencetakan S35 Hasil Rekapitulasi Bulanan Kehadiran Guru dapat dilakukan di setiap akhir bulan atau setelahnya dan dapat dicetak berulang kali.
